悩んでいる人職員室で電話をとることがあるけど、正しい対応ができてるか自信がない。
悩んでいる人電話のマナーを勉強してない。知らない間に、失礼な対応してないかな…
今回は、小学校教員の電話対応知「やってしまいがちなNGと知っておきたいマナー」をご紹介します。
だるまさん私は1年目の時、電話対応のマナーも勉強せず、なんとなくでやり過ごしていました…
正直、電話対応は、その場の流れや雰囲気で乗り切れてしまうこともあります。
しかし、不安だな…ちゃんと知っておきたいな…と思った時が、勉強してみるチャンスです。
だるまさん電話対応が上達すると、自然と日常の会話も丁寧で正しい言葉がつかえるようになります。
- やってしまいがちな電話対応NG集
- 電話を受ける・かける時のマナー
- 電話対応が上達するコツ
- 元小学校教員→専業主婦
- 2校の公立小学校に勤務(正規採用)
- 1年目、電話対応がへた→2年目から、へた克服
教員がやりがちな、電話対応NG集
ついついやってしまいがちなNGをご紹介します。
- 同僚の先生に取りつぐ時に、「〇〇先生ですね」と言う
→同僚は、呼び捨てするのが基本
(校長の〇〇、担任の〇〇) - 待ってもらう時に、「ちょっとお待ちください」と言う
→「少々お待ちください」「少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか」 - 名前が聞き取れなった時に、「もう一度、お名前をお願いします」と言う
→「恐れ入りますが、もう一度、お名前をうかがってもよろしいでしょうか」 - 「すみません」「ごめんなさい」とあやまる
→「申し訳ありません」 - 「うん」と返事をする
→返事は必ず「はい」
だるまさん基本的なビジネスマナーのはずだけど、1年目のころはNGばかり使ってました…
【電話をうける】知っておきたいマナー
電話をうけてからの流れとマナー
- 「はい。〇〇小学校の△△です。」と名乗る
- 3コール以上待たせた場合は、「お待たせいたしました。」と付け加える
だるまさん「もしもし」は使いません。
- 「〇〇さんでいらっしゃいますね」と復唱する
- 相手が名乗らない時は「失礼ですが、どちら様でしょうか」と尋ねる
だるまさん復唱を忘れて、間違った名前で取り次いでしまったことがあります…
- 「〇〇ですね。確認いたしますので、少々お待ちください」と言ってから取りつぐ
だるまさん保留と転送の方法を確認しておきましょう。
- 相手が電話を切ってから、電話を切る
- フックを押さえ、電話を切ってから受話器を置く
こんな場合の対応は？
名指しされた先生が不在の場合
- 不在の理由を伝える
(離席・外出・休日) - 急ぎの用件か確認する
- 折り返す、用件を聞く、伝言を預かるのどれがいいか、相手に提案する
だるまさん「さしつかえなければ、ご用件をうかがいましょうか」「伝言をおうかがいいたしましょうか」は、知っておくと便利なフレーズです。
電話番号を聞きそびれた場合
- 着信履歴を確認する
【電話をかける】 知っておきたいのマナー
電話をかける時の流れとマナー
- 話の内容をまとめておく
- 何時にかけるとよいか考える
- メモとペンを準備する
- 「いつもお世話になっております。〇〇小学校の△△です。」と名乗る
だるまさんお世話になってなくても、必ず伝えます。
- 「〇〇について、△分程度、お話ししてもよろしいでしょうか。」と相手の都合を確認する
だるまさん保護者の方は働いている方が多いです。何の用件で、何分ぐらい電話するのかを、はじめに伝えましょう。
- 「お忙しいところ、お時間をいただき、ありがとうございました。失礼いたします。」とあいさつをする
- 相手が電輪を切ってから、電話を切る
- フックを押さえ、電話を切ってから受話器を置く
電話対応が、今よりもっと上達するコツ
その①：電話対応専用のメモを準備
電話対応専用のメモを、すぐ出せる場所準備しておきます。
だるまさん机の1番上の引き出しに入れていました。
だるまさん無料のテンプレートが、インストールできるサイトがあります。ダウンロードして、活用してみてください。
＼電話連絡伝言メモがおすすめ／
その②：内線・外線・保留・転送の方法を、書き出し、見えるところに貼る
内線・外線・保留・転送の方法を、書き出しておきます。
電話の扱いに慣れるまで、見えるところに貼っておくと、安心です。
だるまさん私は、電話に貼らせてもらっていました。私以外の役にも立っていたはず…
その③：恐ろしいけど、電話がかかってきたら積極的に取る
慣れない電話対応も、数をこなせば、確実に上達していきます。
だるまさん慣れないころは、保留や転送ミスをよくしていました。
その④：日常的に正しい敬語、丁寧な言葉をコツコツ使って、慣れる
電話対応では、必ず尊敬語を使います。
(場合によっては、丁寧語)
だるまさん一般的な会社とは違い、学校では、敬語や丁寧語をものすごく意識して話すことはありません。
初めは、敬語も丁寧語も慣れない言葉に感じます。
難しそう…と思ってしまいますが、「いっきに全部覚えよう」より、「よく言うものからコツコツ使う」と、案外すぐに習慣になっていきます。
まとめ：電話対応マナーは、知って、実践できた方が絶対に得！コツコツ習得しよう。
今回は、 小学校教員の電話対応「やってしまいがちなNGと知っておきたいマナー」を解説しました。
知らず知らずのうちに、失礼な対応をしてしまった…なんてことは避けたいです。
- 電話の使い方に慣れる
- 電話対応用のメモを準備する
- 電話でよく使うフレーズを書き出しておく
ちょっとしたことから、取り組んでみてください。
だるまさん電話対応で困っていた時に、役に立った本です。パラパラ読める本でした。
今回は、以上です。
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